V minulosti jsme vyzkoušeli několik aplikací k řízení projektů a úkolů, ale nevyhovovala nám Asana, Basecamp, ani Trello. Každá aplikace postrádala některý z důležitých prvků nebo jí chyběla uživatelská přívětivost. Na Freelo jsme se nalodili v jeho počátečním vývoji a rostli spolu s ním.
Vyhovovalo nám hlavně:
- zákaznická podpora, velmi trpělivá a vstřícná,
- zapojení komunity do vývoje, kdy jsme mohli přidávat vlastní poznatky z praxe, a nemuseli jsme se přizpůsobovat jen my Freelu, ale i Freelo nám,
- intuitivní používání, rychle se v něm zorientuje každý.
Freelo vytvořilo dobré prostředí pro budování komunity, takže můžeme volně procházet zkušenosti ostatních, jejich šablony, ale také rozhovory s uživateli, kteří Freelo používají. Bereme si, co se nám hodí a implementujeme to do našich procesů.
Jelikož naše organizace funguje celorepublikově a půlka týmu nechodí stabilně do kanceláře, pracujeme buď v terénu nebo z domova, bez on-line nástrojů bychom se neobešli. Zakládáme si na tom, aby každý člověk dokázal do určité míry přebrat práci za toho druhého, kdyby onemocněl, odešel nebo nestíhal. V rámci projektů je proto podrobné zpracování úkolů a sdílení postupů mezi členy týmu klíčové a Freelo je pro to ideální.
Praktické ukázky
V dobročinném obchůdku vytváříme tematické kolekce. Ať už je to Tato taška nakrmila psa z útulku nebo právě Černobílá kolekce plná zvířátek, potřebujeme mít pořádek v tom, co se už udělalo a co ještě zbývá udělat. K tomu máme vytvořenou šablonu, protože se jedná o opakující se úkol a postupně k němu přiřazené podúkoly plníme. Každý podúkol se přidělí tomu, kdo jej bude mít na starost. To sice na obrázku neuvidíte, protože byl někdo lajdák, ale běžně to děláme. No znáte to, ani Freelo nezajistí, že budeme všichni dokonalými roboty a určitá míra lajdáctví je povolená 😊
Zaúčování nových zaměstnanců ve Freelu
- Vytvoříme sadu úkolů z přednastavené šablony – přístupy k e-mailu a aplikacím, vydání notebooku nebo klíčů od kanceláře, sepsání pracovní smlouvy,
- Vytvoříme specifické úkoly pro zaučení konkrétní pozice,
- Při onboardingu přidáváme podúkoly – doplňujeme v průběhu, když na ně narazíme, aby se na ně později nezapomnělo,
- Ostatní přidají poznámky k novému zaměstnanci – aby nezapomněl na něco opravdu důležitého, nemusí to mít formu úkolu, ale připomenutí či krátkého návodu,
Ke každému úkolu či podúkolu přiřadíme člověka, který je za něj zodpovědný. Nováček tak má přehled v tom, kdo ho bude učit kterou činnost a jak po sobě bude učení probíhat. My už máme zaučení Marti hotové, takže je vše splněno 😊
Sbírky pro zvířata v nouzi
Když je někde zraněné, nemocné nebo handicapované zvíře, pomáháme finančně jejich majitelům, kteří se dostali do finančních potíží, útulkům, ve kterých jsou zvířata umístěná nebo dobrovolníkům, aby péči zvládli.
Výhody evidence ve Freelu:
- Podrobné vedení úkolu včetně dokumentů, fotografií, jednoduchého vkládání screenu obrazovky,
- Vzájemná zastupitelnost pracovníků, když onemocní nebo jedou na dovolenou, nepotřebují se, aby mohli plynule navázat na předchozí práci,
Při vedení sbírky postupujeme následovně:
- Zapíšeme brief nebo-li zadání, které přišlo, jde o žádost o pomoc, popis situace, kontakt, osobní údaje toho, kdo o pomoc žádá, fotografie zvířete,
- Rozepíšeme si podúkoly, pokud je to potřeba a přiřadíme konkrétní pracovníky, kteří se zabývají danou agendou jako lidi z administrativy, marketingu nebo terénu,
- Průběžně formou komentářů píšeme průběh sbírky a léčbu zvířátka včetně faktur, popisu zákroků, obsah další e-mailové nebo telefonické komunikace, vkládáme odkazy na externí aplikace jako jsou galerie nebo systém evidence zvířat, kolik je potřeba financí, jak probíhá sbírka,
- Úkol uzavřeme komentářem, ve kterém se srhne závěr – potvrdí se zaplacení faktur, vybraná částka a jestli byli informováni dárci.
Drobný tip na závěr je udělat si projekt na Nápady. Je to takové odkladiště všeho, co koho napadne, aby to nepřekáželo v úkolech, které jsou již rozpracované. S určitým časovým odstupem se na nápady díváme a vyhodnocujeme, jestli má smysl některé zahodit, zpracovat, naplánovat nebo je necháme odležet ještě dál. Jsou úkoly, které jsou uleželé jako dobré víno a jednoho dne je třeba i zrealizujeme 😊
